Definisi sistem informasi mencakup gabungan teknologi informasi dan aktivitas individu yang memanfaatkan teknologi tersebut untuk mendukung operasional dan manajemen. Secara umum, istilah sistem informasi seringkali merujuk pada interaksi antara individu, proses algoritmik, teknologi, dan data.
Dari konsep sistem informasi tersebut, istilah ini tidak hanya mengacu pada pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dalam konteks organisasi, tetapi juga pada cara individu berinteraksi dengan teknologi untuk mendukung berbagai proses bisnis. Untuk informasi lebih lanjut tentang definisi sistem informasi, silakan baca artikel ini.
Pengertian Sistem Informasi
Telah dijelaskan sebelumnya bahwa sistem informasi merupakan gabungan antara teknologi informasi dan aktivitas individu yang memanfaatkan teknologi untuk mendukung manajemen dan operasional.
Sistem informasi tidak hanya terbatas pada penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Meskipun keduanya memiliki kesamaan, namun terdapat perbedaan antara sistem informasi dan TIK yang dapat dilihat dari komponen TIK.
Fokus utama dalam konteks TIK adalah pemanfaatan teknologi informasi, sedangkan sistem informasi memiliki peran yang berbeda dari proses bisnis. Sistem informasi dapat membantu individu mengendalikan kinerja proses bisnis.
Instansi atau perusahaan dianggap sangat membutuhkan sistem informasi karena integrasinya dapat meningkatkan keteraturan dan keterarahannya.
Meskipun demikian, agar dampak positif dari penggunaan sistem informasi dapat tercapai, semua komponen dalam sistem tersebut harus bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pengertian Sistem Informasi Menurut Para Ahli
Untuk lebih memahami konsep sistem informasi, berikut adalah pandangan beberapa ahli mengenai sistem informasi.
1. John F. Nash
Menurut John F. Nash, sistem informasi merupakan kombinasi elemen-elemen manusia, fasilitas, teknologi, media, prosedur, dan pengendalian. Sistem ini bertujuan untuk mengelola jaringan komunikasi, proses rutin, serta transaksi yang mendukung manajemen dan pengguna baik internal maupun eksternal, serta menyediakan dasar untuk pengambilan keputusan yang akurat.
2. Robert A. Leitch
Robert A. Leitch mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu entitas di dalam organisasi yang memenuhi kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi manajerial, dan aktivitas strategis organisasi. Sistem ini juga memberikan laporan yang diperlukan kepada pihak eksternal.
3. Henry Lucas
Henry Lucas menyatakan bahwa sistem informasi adalah serangkaian prosedur terorganisir yang, jika dieksekusi, memberikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian internal.
4. Alter
Alter menjelaskan bahwa sistem informasi adalah jenis khusus dari sistem kerja, di mana manusia dan mesin bekerja bersama menggunakan sumber daya untuk menghasilkan produk atau jasa untuk pelanggan.
5. Husein dan Wibowo
Husein dan Wibowo mendefinisikan sistem informasi sebagai kumpulan komponen yang saling terkait dan berfungsi untuk memproses, mengumpulkan, menyimpan, dan menyebarkan informasi. Hal ini bertujuan untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengawasan di dalam organisasi.
6. Laudon dan Laudon
Laudon dan Laudon mengartikan sistem informasi sebagai rangkaian komponen saling terkait yang berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi guna mendukung pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi.
Kesimpulan
Dari berbagai definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi terkait dengan sistem data dan aktivitas. Sistem informasi tidak hanya memberikan informasi tentang orang, tempat, dan komponen di dalam organisasi, tetapi juga berperan dalam komunikasi sebagai bentuk memori sosial.
Proses pembangunan sistem informasi melibatkan langkah-langkah seperti mengetahui permasalahan, menyediakan solusi alternatif, memilih solusi, dan menerapkan solusi yang telah dipilih. Tahap-tahap awal ini dikenal sebagai analisis sistem.
Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi
Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, tujuan utama pembuatan sistem informasi adalah mengubah data mentah menjadi informasi yang bermanfaat serta memberikan pengetahuan relevan untuk mendukung proses pengambilan keputusan di suatu organisasi.
Selain mencapai tujuan utama tersebut, terdapat beberapa fungsi tambahan dari sistem informasi yang bertujuan untuk menjaga kelangsungan bisnis, organisasi, atau institusi bisnis. Berikut adalah penjelasannya.
1. Pengumpulan Data
Fungsi pertama dari sistem informasi adalah menjadi tempat untuk mengumpulkan data yang telah dimasukkan atau diinput oleh pengguna dalam suatu institusi atau organisasi.
Data input ini menjadi sumber utama agar sistem informasi dapat beroperasi dengan lancar dan efisien dalam konteks operasional organisasi atau institusi tersebut.
2. Penyimpanan Data
Selain mengumpulkan data yang telah diinput, sistem informasi juga berfungsi menyimpan seluruh data mentah di dalam sistem untuk diproses secara sistematis.
Penyimpanan data pada sistem informasi berlaku untuk semua jenis data, baik yang relevan maupun tidak. Namun, fungsi sistem informasi ini sangat menentukan proses pengolahan data menjadi informasi.
3. Menghasilkan Output Informasi
Setelah semua jenis data disimpan dalam periode tertentu, sistem informasi berperan dalam menganalisis data hingga menghasilkan output informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Pengguna sistem informasi menggunakan formula tertentu untuk memproses pengolahan data, menghasilkan informasi yang relevan sesuai kebutuhan.
Selain tiga fungsi utama yang telah dijelaskan di atas, terdapat pula beberapa fungsi lain dari sistem informasi, antara lain:
- Menjamin tingkat ketersediaan, kualitas, dan pengalaman logis serta kritis dalam pengelolaan sistem informasi.
- Meningkatkan produktivitas kerja seluruh stakeholders.
- Menganalisis dan meminimalisir kerugian ekonomi.
- Memberikan aksesibilitas yang baik kepada pengguna.
- Mencapai tujuan perusahaan, organisasi, atau institusi dengan cepat sesuai dengan dukungan data yang dapat dipertanggungjawabkan.
- Mengontrol aliran informasi dan menerima umpan balik.
Ciri dan Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi memiliki empat karakteristik, antara lain:
- Baru:
Sistem informasi yang memberikan informasi yang baru dan segar kepada penerimanya dianggap sebagai sistem baru. - Tambah:
Informasi dalam sistem informasi dapat diperbarui atau ditambahkan untuk melengkapi informasi yang telah ada sebelumnya. - Kolektif:
Ciri ketiga adalah bahwa informasi dalam sistem dapat berfungsi sebagai koreksi terhadap informasi yang salah yang telah diinput sebelumnya. - Penegas:
Ciri keempat adalah kemampuan sistem informasi untuk mempertegas informasi yang telah ada sebelumnya.
Selain keempat karakteristik tersebut, ada beberapa komponen yang harus ada dalam sistem informasi agar dapat beroperasi dengan baik:
1. Perangkat Keras Komputer:
Komponen utama sistem informasi melibatkan perangkat keras, seperti komputer dan perangkat kabel lainnya, yang umumnya terhubung dalam sistem komputer terdistribusi dengan server pemrosesan paralel.
2. Perangkat Lunak Komputer:
Komponen kedua adalah perangkat lunak atau aplikasi yang menjalankan pemrosesan otomatis dan merupakan inti dari sistem informasi.
3. Telekomunikasi:
Integrasi telekomunikasi diperlukan untuk menyinkronkan sistem informasi dengan seluruh perangkat komputer organisasi, termasuk koneksi internet lokal, sensor identifikasi frekuensi radio, dan perangkat lainnya.
4. Basis Data dan Penyimpanan:
Komponen ini mencakup basis data dan ruang penyimpanan yang diperlukan agar sistem informasi dapat berfungsi dengan optimal.
5. Sumber Daya Manusia dan Prosedur:
Sumber daya manusia yang terlatih dan prosedur penggunaan serta operasi sistem informasi diperlukan untuk memastikan efisiensi dan kinerja optimal dari sistem tersebut. Pemeliharaan sistem juga penting untuk fungsi otomatisasi tertentu seperti penggajian dan manajemen surat.
Contoh Penerapan Sistem Informasi
Sistem informasi memiliki berbagai kegunaan yang beragam. Umumnya, sistem informasi terdiri dari beberapa jenis, seperti sistem pemrosesan, sistem pendukung, dan sistem informasi. Secara lebih rinci, sistem informasi sering kali diterapkan dalam konteks-konteks berikut:
1. e-Commerce
Dalam bisnis komersial, kebutuhan akan sistem informasi sangat tinggi, terutama seiring dengan perkembangan pasar online untuk transaksi jual beli. Banyak perusahaan e-Commerce mengintegrasikan sistem informasi sebagai bagian integral dari operasional bisnis mereka.
Sistem informasi dalam e-Commerce sering mencakup otomatisasi keamanan, transaksi, proses legitimasi produk, serta penyimpanan data pelanggan dan penjual. Meskipun proses jual beli terlihat lebih sederhana, di baliknya terdapat sistem informasi yang handal untuk memastikan kelancaran operasional e-Commerce.
2. e-Learning
Selain dalam konteks e-Commerce, sistem informasi juga digunakan dalam bidang non-komersial, khususnya dalam pendidikan. Terutama di era pandemi, ketika mobilitas terbatas dan pertemuan tatap muka berkurang, institusi pendidikan mengadopsi sistem informasi untuk mendukung proses belajar mengajar secara online dengan menggunakan integrasi teknologi.
Sistem informasi di bidang pendidikan berfungsi untuk mengelola data absensi, nilai, tugas, menghitung rata-rata nilai ujian, dan merangkum nilai ke dalam rapor. Selain itu, guru juga dapat menggunakan sistem informasi untuk mengakses materi ajar secara online dengan cepat dan mudah.
Demikianlah penjelasan mengenai pengertian sistem informasi, komponennya, fungsi, dan tujuannya.
